【活动突发状况】公关人在活动执行中遇到突发状况该如何应对?!

都说人生如战场,而有些人的工作就是“现场”,外界对“活动执行”的定位就是一个干体力活的岗位其实大错特错。

活动现场突发状况

去年在王源举办的个人演唱会上,王源身后的大屏幕发出来一声巨响,不仅吓坏了很多粉丝,而且离着舞台最近的王源也被吓了一跳。本来坐着的王源突然站起身向后看去,随后演唱会暂停,工作人员检查设备!

活动现场突发状况

《我是歌手》第三季总决赛直播现场开场前,出现意外——孙楠临时突然申明退赛,场面一时失控,芒果台台柱之一汪涵临时救场,表现获得现场观众和网友一致好评。

做活动执行,既要有惊人的体魄也要有明察秋毫的细致,还要有机智的临场应变能力

活动执行在活动开始前,需要反复检查确认所有的物料制作以及现场要用的硬件设备,同时,还要反复测试设备是否正常,还要和各种供应商打交道,确保活动流程不会出错,真真是各种千锤百炼啊。那么,如果现场遭遇突发状况,活动执行该如何灵活应对呢?

每场活动实施前,都有相应应急方案

成立应急小组:小组成员包括应对突发事件的总负责人,现场主管,以及活动现场布置和活动各个环节的专门负责人。
◎ 总负责人负责事件的全面管控,事件发生时,在最快时间内作出决策。
◎ 现场主管根据总负责人的决策对现场予以协调和组织,必要时,向现场说明情况,稳定现场人员的情绪,以便应急工作的顺利开展。
◎ 各环节专门负责人主要承担对自身职责范围内的各项工作的准备、监督、检查和防备,若出现问题,迅速反映,及时排除。 
应急物料准备:为了各项应急措施的实施,主办方应做好充足的物资准备,包括车辆、各设施设备的备用件;通讯联络工具等,由总负责人统一调配。
活动现场突发状况
活动现场可能会遭遇的突发状况

电源故障
★ 电源超负荷运转导致停电
预防办法:分成多个电路铺线区域,在每个区域设置总电源,将总电源量分摊至负荷内。
处理办法:电路铺线区域安排多名电工进行紧急处理,同时防止他人进入电路区。
备注:在现场布置之前将各区域总电源准备好,并进行线路检查,确保线路无误;准备备用电源。
音响故障
★ 单套音响出现线路故障
预防办法:备用一套临时处理音响,将两套音响电源线路分开,以便现场紧急调配。
备注:音控师在活动前一天下午进场将音响及各配件调试到最佳状态。
★ 麦克风故障
预防办法:增加麦克风的传音端口,在一个端口出现问题的情况下不影响麦克风发生效果。(有线无线均可)
处理办法:马上调换麦克风,音控师在故障期间播放混响,避免现场出现冷场情况。
★ 媒体文件无法播放
◎ 活动开始之前务必试音;
◎ 音频文件建议另存一份(可正常播放)在可以手机或者可以外放的MP4中,一旦出现音频无法播放的问题可以在最短时间内达到最接近的效果;
◎ 视频文件建议存在笔记本电脑中一份,以备不时只需。
安全标记
★ 参加人员,包括观众因碰到现场线路而摔跤
预防办法:在各个危险区域,如电源、滑湿地带等,做好危险标识。
活动现场突发状况
人员意外伤害事件
★ 人员意外伤害事件是各展会活动中最常见的紧急突发事件
这种事件是展会活动(如:各类试驾或比赛性质的活动)中最不容易防范的突发事件。
处理办法:当出现意外伤害事故的时候,应立即将伤者送到活动现场的医务室进行紧急的救治,并视伤势的轻重,让医生判断是否有必要拨打120送当地医疗机构。因其是在活动现场受伤的,故活动的主办方都有相应的法律责任,所以对待伤者应尽量以安抚为主,并应支付一定的医疗费用。
备注:在具有一定危险性或潜在危险性的活动开始前,应为相关人员办理保险,所以此费用应当由保险公司承担。
混乱的现场秩序
★ 拥挤、混乱的现场秩序,易发生踩踏事故
处理方法:对于户外活动的举办,首先应与当地公安部门取得联系,以便得到他们的许可与支持。考虑到活动可能会吸引大量过往群众的围观,在人流量大的区域,尤其需要加强现场秩序的维护,以防引起拥挤、甚至发生踩踏事故。
现场布置、装饰出现掉落、损坏等
★ 现场静态的布置、装饰出现掉落、损坏等情况
任何现场静态的布置、装饰出现掉落、损坏等情况,工程部人员迅速予以修补,将其恢复原貌,若无法补救,执行工作人员应立即进行清理,确保活动顺利进行。
如果影响到活动的进展,例如:舞台坍塌等严重事件,现场执行的工作人员应迅速将台上贵宾引领到台下,将铺用地毯作为临时主席台。 
若活动现场的动态装点如气球、礼炮、鞭炮工作失常,应备好相关的音乐文件和视频来充当,必要时可以使用音响和锣鼓队来弥补现场气氛。
表演人员迟到、缺席
★ 表演人员迟到、缺席,造成活动无法按时进行
主办方应备有强大的礼仪、演员、摄像等阵容,若活动当天某人员迟到或缺席,都能以最快速度调集其他人员到场,保证各个环节按原计划顺利进行。 
突变的天气情况
★ 气候变化引起的现场混乱
户外大型活动的举办最怕现场突然刮风下雨,气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱,大则可能出现安全事故,比如:因下雨导致的现场线路漏电,因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故。这就需要在活动前有足够的准备。

对于任何一场活动,专业的活动运营公司都会有防范风雨天气的措施,比如:灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理,对灯光架进行加固。同时,需要仔细留意近期天气预报。

在活动筹备阶段,执行人员应提前做好各类突发事件的应对办法,只有这样才能做到突发事件真的出现时不惊慌,能够冷静地处理。同时,在活动正式开始之前,执行人员应对现场的各方细节做认真、详尽的确认和检查,力争将事故发生的概率降到最低限度。

活动执活动突发状况行就像老虎一般猛、狠、准。活动一旦正式执行,每一个细节都是现场直播,没有预演的机会。精准的时间把控和场地站位,是你向众人展示的利剑,分寸之间便是天上地下。

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